Miért érdemes a komplex HR IT rendszert bevezetni

A napjainkban leghaladóbbnak tartott, felhőalapú humánerőforrás menedzsment rendszer (HCM) lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy az alkalmazottak adatait egyetlen, könnyen hozzáférhető, biztonságos online helyen tárolják, és azok azonnal, bármikor, bárhol, bármilyen internetkapcsolattal rendelkező eszközről elérhetők legyenek. 

A megoldások előnye az on-premise rendszerekkel szemben a rugalmasságában rejlik. Moduláris felépítésükből adódóan iparágtól és cégmérettől függően flexibilisen lehet dönteni arról, hogy mely funkciók kerüljenek bevezetésre az adott vállalat HR igényeinek kiszolgálására.

Melyek egy felhőalapú rendszer előnyei?

A nemzetközi piacon versengő, modern HCM rendszerek moduláris felépítésüknek köszönhetően képesek vállalatok teljes HR funkcionalitását ellátni. A rendszeren belüli egységet alkotó, rendeltetésüket tekintve viszont különálló modulok egy-egy munkaerő-menedzsmenthez kapcsolódó kulcsterület mentén választódnak el egymástól. Az ügyfelek hatékonyan kiaknázhatják az egyes modulok nyújtotta előnyöket és jól látható a modulok közti kapcsolatokra épülő, hatékony működés is. A vállalat eldöntheti, mely funkciók end-to-end lefedésére van szüksége, és egy egyedi csomag összeállítása mentén tervezheti meg a bevezetést amellett, hogy nyitva hagyja a kapukat további modulok későbbi bevezetése előtt.

Integrált HCM rendszerek bevezetésének költsége az 1000 főt meghaladó cégeknél már rövidtávon megtérülő befektetés lehet. Ekkora létszám fölött szükség van a felmerülő HR érintettségű kérdések és feladatok központosított és időhatékony kezelésére.

A felhőben lévő HR IT infrastruktúra az esetek többségében szükségtelenné teszi az alkalmazottak fájljainak papíralapú tárolását. Az alkalmazottakkal kapcsolatos összes fájl és dokumentum biztonságosan tartható a felhőben, és könnyen elérhető a HR számára a megfelelőségi és jelentési követelményekkel összhangban, így csökkenthetők a vállalat adminisztratív terhei.

A hozzáférésnek általános és hatékony megvalósulási formája a munkavállalói portál, amely – ahogy a neve is mutatja – egy, a munkavállalók által könnyen elérhető oldalon, jól strukturáltan és akár keresési lehetőségekkel is kibővítve gyűjti össze a fent felsorolt témakörökhöz tartozó információkat.

"Az alacsony hatékonyságú, rosszul szervezett folyamatok nagymértékben hozzájárulhatnak a munkavállalók elvándorlásához (főleg az Y és Z generáció esetében), mivel keresik azokat a szervezeteket, ahol felhasználóbarát, minőségi IT megoldások működnek a szervezet minden elemében, így a humánerőforrás menedzsment témákhoz és tevékenységekhez kapcsolódóan is." – mondta Csépai Martin a Deloitte Magyarország HR tanácsadási üzletágának vezetője.

A legfejlettebb HCM platformok a mesterséges intelligencia (AI) segítségével az intranetes keresések elemzése alapján, vagy a munkavállalói életciklus bizonyos pontjain felajánlhatnak az adott szituációra szabott tartalmakat, megoldásokat: példák erre a rendszer által küldött automatikus emlékeztető az új belépőknek szóló kötelező képzések elvégzésére, vagy az egyes karrierszintekhez kapcsolódó elvárások és a vállalat által biztosított továbbképzési lehetőségek felajánlása egy kinevezéshez kapcsolódóan.

A felhőalapú HR IT megoldás könnyen integrálható a vállalat meglévő szoftverrendszereivel és alkalmazható a törzsadatok kezelésére. Így, ha egy alkalmazotti rekordot vagy fájlt frissíteni kell, a HR könnyen elvégezheti a változtatást egy helyen és automatikusan.

"A cégek több felhőalapú megoldás közül választhatják ki a számukra megfelelőt. A rendszer kiválasztásában a Deloitte eredményesen tud segíteni, mivel a cég kiemelt partnere számos globális informatikai szállítónak, többek között az SAP SuccessFactors-nak, a Workday-nek, vagy az Oracle-nek – ezáltal mindig azt a megoldást tudja ajánlani, ami az adott ügyfélnek az adott célra leginkább megfelel." – világított rá a Deloitte szerepére egy megoldás-kiválasztási folyamatban Fazakas Krisztina, a cég technológia tanácsadás üzletágának HR technológiai menedzsere.

Vízesés, agilis vagy hibrid – nem mindegy a módszertan

A Deloitte a szoftverbevezetések során a vízesés, agilis vagy hibrid módszertant alkalmazza. Az agilis módszertan már a szoftverbevezetés kezdeti fázisában választ ad a mai korra jellemző bizonytalanságra és komplexitásra, hiszen ennek során iteratív ciklusokban haladunk a bevezetési feladatokkal. Adott időszakon belül, az ügyféllel szoros együttműködésben történik a rendszer implementációjának végrehajtása, az igények kialakítása, a tesztelés, valamint a folyamatos visszajelzések alapján a szükséges finomhangolások.

A módszertan lényege, hogy körről körre mindig a legfrissebb tapasztalatokat és a folyamatos visszajelzéseket felhasználva lehessen a végül használatba vett rendszert az ügyféligényekre hangolni. A tesztelési periódus végén így amellett, hogy a beállított rendszerkörnyezet nem csak a tesztelés előtt, de a közben felmerült igényeket is széleskörűen figyelembe veszi, ezáltal segítve elő, hogy az implementációban részt vevő kollegák a bevezetési ciklus végére már a rendszer üzemeltetéséhez is részben vagy egészben megfelelő tapasztalatokat szerezzenek.

Míg a HR IT rendszerek használata alapvetően a nagyvállalatok mindegyikére jellemző, és a középvállalatok több mint 80%-a is használ technológiai eszközöket a HR folyamatok támogatására, a kisvállalatok kétharmadánál nem működik ilyen megoldás. A szolgáltatói vélemények is ezt erősítik meg: rendszermegoldásaikat elsősorban a középvállalati (57%) és a nagyvállalati (43%) szegmensekben értékesítik.